Ugens Tool: Slack – Dine ansattes nye yndlings-værktøj

af Søren Bo Steendahl

Har du ofte mange forskellige projekter kørende alt imens mails hober sig op, og tråden bliver længere og længere?

Så kunne det være du skulle prøve Slack! Det er et kommunikationsværktøj udviklet til teams, der samler al din interne kommunikation ét enkelt sted. Al information er øjeblikkeligt tilgængeligt og søgbart, ligegyldigt hvor og hvornår. Efter lanceringen i februar 2014, er de blevet den hurtigst voksende B2B applikation nogensinde med over 3 millioner dagligt aktive brugere. Heriblandt de trendy mennesker på Kadaver. Hvordan vi bruger det her på kontoret skal jeg nok komme ind på lidt senere, først lidt mere om hvad værktøjet kan!

Retro på den fede måde

Disse dage, hvor de fleste medarbejdere, sidder i åbne kontormiljøer, og der ofte er brug for mindre godkendelser af arbejdet er det et uundværligt værktøj. Det kan være svært at lade vær med lige at vende sig om og spørge sin kollega, men det er ofte disse små forstyrrelser, der kan forhindre et godt arbejdsflow. Disse små afbrydelser undgår du ved at bruge Slack uden at fylde kollegaernes indbakke med endnu flere mails.

Mange af jer kan sikkert godt huske IRC chat, da det kom frem i løbet af 90’erne, og Slack minder på mange områder også om den gamle tekst baserede teknologi. Man kan vel godt kalde Slack for IRC på steroider. Det simple layout med de forskellige “rum” eller “channels” går igen, samtidig med, at du kan sende individuelle- og gruppe beskeder. Det er også muligt at foretage voice calls enten 1-1 eller group calls. Hvis du har behov for videoopkald eller skærmdeling, er der også mulighed for integration af disse, eks. med Google Hangouts.

I modsætning til IRC, hvor alle typisk skrev i samme chatrum, så er Slack indrettet så dig og dit team har jeres helt eget rum. En af de mange lækre ting programmet gør, er at holde styr på de filer du har sendt eller modtaget, du kan enten kigge dem kronologisk igennem eller søge efter dem. Søgefunktionen er yderst hjælpsom, du kan søge efter filer på tværs af alle kanaler eller i én specifik. For eksempel, hvis du ikke lige kan huske. hvor den der Snapchat-guide fra Kadaver blev uploadet, eller blev den nu sendt til dig en privat besked? Så søger du bare og filen vil dukke op i højre side. Du kan også søge efter specifikke filtyper, denne mangler dog lidt finpudsning, du kan f.eks. ikke søge på video filer.

Du kan selvfølgelig få Slack på alle tænkelige devices, det fungere upåklageligt igennem din browser, men der er også native apps til Mac, Windows, iOS, Android, Windows Phone og ja sågar endda Linux, de 2 sidste er dog stadig i en beta version.Banner

Robotterne kommer!

Der er et hav af funktioner allerede indbygget i Slack, du kan tage et kig i deres introduktionsguides for at komme godt i gang. De har skrevet nogle fremragende guides, så jeg vil derfor ikke komme nærmere ind på basale funktioner, derimod vil jeg fortælle jer lidt om de integrationer der findes til Slack. Der er et hav af integrationer eller apps om du vil, så du kan tilpasse Slack til præcis dine behov. Her er 3 som vi bruger dagligt.

#1) Google Drive – Som så mange andre elsker vi også Googles online lagringstjeneste og dens integration med Google Docs. Det er nemt at dele dokumenter også kan du endda vælge at importere dem direkte i jeres samtaletråd.

#2) Twitter – Importer vigtige Tweets så dit team altid er opdateret.

#3) IFTTT – Du kender sikkert “If This Then That” fra andre sammenhæng. Hvis ikke, så er det på tide. Som navnet antyder udfører IFTTT en handling baseret på en anden handling. Næsten alt kan lade sig gøre, det kan f.eks. være du vil sende et Tweet ud når du går live på Facebook, eller få uploadet dine kvitteringer automatisk til Dropbox.

Vi kan desuden også anbefale en Chrome extension der hedder ‘#Clicky’. Den gør det utroligt nemt, at dele et link direkte fra Chrome til en kanal eller i en DM med mulighed for at tilføje en note til. Her vil jeg også nævne ‘Marker’, der gør dig i stand til at “screenshotte” direkte fra din browser, og sende det til en Slack kanal, naturligvis med doodles og kommentarer, perfekt til godkendelse af visuals og debugging.

tools_integrationer_hvid

 

5 gode råd til brug af Slack

  • Vær’ varsom med at oprette nye “channels”, et rum skal have eksistensberettigelse for at undgå der kommer for mange. Overvej at arkivere rum der ikke længere er aktive, eks. fra overståede projekter.
  • Skriv i så høj grad som muligt i offentlige rum, på denne måde kan alle i dit team følge med i udviklingen og være up-to-date.
  • Hvis du har et stort team, anvend da ikke “general” til diskussion. Team members kan ikke forlade denne kanal og den er derfor perfekt til annonceringer og lign. Den kan dog mutes hvis nødvendigt.
  • Anvend ikke for mange bots, du kan hurtigt blive fascineret af alle de automatiserede funktioner. Det kan dog hurtigt ende med, at du bliver spammet af robotterne, hvis du har tilkoblet for mange.
  • Hvis du bruger gratis-versionen, er der risiko for, at du får brugt dine 5GB med tiden. For at undgå at bruge timer på at slette filer enkeltvis kan du bruge www.slackdeletron.com/.
  • Når du skal introducere dine kollegaer til Slack, så har de været så flinke at lave en lille mail template, der informerer om overgangen til det nye værktøj. Efter i har brugt Slack en måneds tid eller mere, tjek da jeres statistikker for at se om i nu også anvender værktøjet optimalt, og om der er noget i skal ændre på.

Slack Preview03

 

5 hurtige om hvorfor du burde bruge Slack

  • Du får færre afbrydelser i dit workflow når kollegaer/medarbejdere skal bruge dig
  • Mail formatet virker formelt og omstændigt, du risikere derfor ofte at bruge for meget tid på formaliteter.
  • Det er nemt at holde styr på dine filer
  • Du kan integrere et utal af værktøjer i Slack, så det er opfylder præcis dine behov
  • Der er plads til et social element, “Random” aka. “The water cooler” bliver et digital samlingssted for medarbejderne, hvor de kan dele indhold der ikke direkte relaterer til det faglige.

Bonusinfo

Slack er endda blevet så populær, at det bliver brugt mere og mere af private, også til en række forskellige formål. Derfor har en gut, der hedder Jeff Morris Jr. oprettet Slack Chats, her findes der Slack kanaler af alle slags, lige fra “Russian-speaking day traders” til “Outdoor-women tips og tricks”. Klik her for at læse mere. 

Skriv en kommentar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *